本单位的电子文件都集中在一台服务器上，每个员工做的文件也可以自己存在服务器上，本系统中有公共文件目录（新闻中心、文化园地、规章制度、通知文件、业务文件、合同文件、技术文件）；个人文件目录（这是个人专用，每个人都有一个）；其它文件目录（可以建许多文件目录，个数不限，每个文件目录还可以设置密码）。公共目录，可以为每个人设置各种权限，可以设置是否允许阅读、修改、收入、发送、转发、更名、删除）。个人文件可以转发给公共目录中（比如：发布新闻），也可以转发给其它个人（比如员工做好的文件发给主管审核，审核后可以转发到公共文件目录中，比如技术员 图纸设计好后，可以转发给高工、总工修改、校对、审核，一张图纸完成后存放在某个产品图纸目录中，供给生产施工中查阅使用，大家可以分散办公，通过本系统把大家工作联系在一起，节省时间，节省交通费，节省纸张，晚上加班在家里就可以打开电脑继续做白天没做完的工作，不需要带资料回家，省得走夜路，减少路途中不安全因素。
文件资料统一管理，查阅非常方便，可以在本单位局域网内电脑查阅，也可以在外地外国通过互联网查阅，可以设置某些文件某个人只能阅读不能修改，不能删除。
文件安全统一保存，特别是重要的技术文件、图纸。由于员工流动很普遍，如果图纸没统一管理，当某个员工突然离职，会造成他负责技术文件、图纸无从查找，导致生产科研中断。有了这个系统统一管理，就不用担心了，任何人辞职不会影响正常的工作。
本系统操作界面简洁，一目了然，操作方便简单，无师自通，功能强大，是真正的自动化办公系统。本系统不带聊天功能、娱乐功能，也没有花花绿绿的动画图片，可以放心让员工使用，员工们可以专心工作，使用时是打开专用客户端软件，不需要打开浏览器。
本系统需要一个服务器，可以用办公室的普通电脑做服务器，也可以用专用服务器放在办公室，也可以租用或托管标准机房中的服务器，本系统可以在局域网、专用网、互联网上同时使用，也可以在没装宽带的内部局域网、专用网中使用，数据传送是加密加压，是一个安全可靠稳定的系统，是经过考验的可靠稳定的产品。
